Digital varudeklaration eller papper – vad passar bilfirman?
Jämför digitala och pappersbaserade varudeklarationer utifrån inmatning, samarbete, ändringar och arkivering. En praktisk jämförelse för bilhandlare.
Utgå från hur teamet faktiskt arbetar
Både papper och ett digitalt system kan användas för att dokumentera bilens skick. Valet handlar bland annat om hur uppgifterna matas in, hur kollegor hittar rätt version och hur dokumentet blir tillgängligt vid försäljning och leverans.
Ett digitalt formulär gör inte själva kontrollen av bilen. Bedömningar, mätningar och uppföljning behöver genomföras oavsett format. Börja därför med att kartlägga var ert nuvarande arbetsflöde tappar information eller kräver dubbelarbete.
Jämför momenten, inte bara blanketten
Tabellen jämför vanliga arbetsmönster. Den digitala kolumnen beskriver Varudeks arbetssätt; andra system kan fungera annorlunda.
| Moment | Pappersbaserat arbetssätt | I Varudek |
|---|---|---|
| Fordonsdata | Skrivs in eller förs över till blanketten | Tillgängliga uppgifter hämtas från anslutet lager |
| Kontroll av skick | Observationer antecknas på underlaget | Observationer fylls i i bilens formulär |
| Samarbete | Teamet behöver veta var rätt underlag finns | Tilldelade användare arbetar i anläggningens portal |
| Ändringar | Rutinen behöver skilja gamla och nya versioner | Ändringar och aktivitet kan följas i historiken |
| Kundens dokument | Underlaget lämnas ut enligt bilfirmans rutin | Förhandsgranskning, utskrift och PDF-export |
| Tillgänglighet | Kräver tillgång till rätt pappersunderlag | Kräver tillgång till tjänsten och rätt behörighet |
Räkna på hela arbetet
Jämför abonnemang och uppstart med den tid som går åt till inmatning, överlämning och att hitta dokument. Ta även med utbildning av personal och den rutin ni behöver om tjänsten eller uppkopplingen inte är tillgänglig.
Mät några verkliga ärenden innan ni uppskattar tidsvinster. Registrera tiden för samma moment och skilj mellan dokumentation och den tekniska kontrollen. Vi anger ingen generell tidsbesparing eftersom den beror på bilfirman och arbetssättet.
Prova ett helt flöde före beslut
Testa med en exempelbil från första uppgift till färdig PDF. Låt både den som gör genomgången och den som lämnar ut bilen läsa resultatet. Kontrollera särskilt långa anmärkningar, saknade uppgifter och hur nästa person hittar rätt bil.
Om ni har flera anläggningar, prova också att växla arbetsyta och kontrollera användarnas åtkomst. I Varudeks prislista kan ni räkna på antalet användare och anläggningar innan ni tar nästa steg.