Fylla i en varudeklaration – steg för steg
Praktisk arbetsgång för bilhandlare: kontrollera fordonsdata, dokumentera skick och anmärkningar och granska den färdiga varudeklarationen.
1. Säkerställ att du arbetar med rätt bil
Välj anläggning och lagerbil innan du börjar fylla i. Jämför registreringsnummer, modell och mätarställning med bilen och det underlag du använder. En annonsuppgift kan vara äldre än den avläsning du gör i dag.
I Varudek visas tillgängliga lageruppgifter i arbetsytan. Att en uppgift är förifylld betyder att den har hämtats in, inte att en fysisk kontroll har gjorts.
2. Samla underlag och markera luckorna
Ta fram tillgänglig servicehistorik, besiktningsuppgifter och relevanta villkor. Notera vilket underlag du faktiskt har sett. Om något saknas, lämna en tydlig uppföljning i stället för att anta ett värde.
- Kontrollera datum och att underlaget avser rätt fordon.
- Skilj dokumenterade uppgifter från muntliga uppgifter som behöver bekräftas.
- Bestäm vem som hämtar det som saknas innan dokumentet färdigställs.
3. Gå igenom bilen och fyll i observationerna
Följ bilfirmans kontrollrutin och använd personal med rätt kompetens för respektive moment. Det här är en guide till dokumentationen; den ersätter inte en teknisk kontrollinstruktion.
Fyll i däckens uppmätta värden och relevanta uppgifter om skick och säkerhet i rätt fält. Skriv vad som observerats, var det finns och hur omfattande det är. Använd tydliga ord som även kunden kan förstå.
4. Skilj på brister och utförda åtgärder
Skriv inte att något är åtgärdat medan arbetet fortfarande är planerat. Dokumentera den aktuella observationen och hantera uppföljningen enligt er rutin.
Efter en reparation behöver den relevanta delen kontrolleras igen. Stäm av innehållet med den som utfört arbetet och uppdatera dokumentet så att det beskriver bilen vid den senaste genomgången.
5. Läs den färdiga versionen före export
Öppna förhandsgranskningen och läs dokumentet från början till slut. Kontrollera att rätt bil, datum och ansvarig framgår där underlaget har sådana fält. Leta särskilt efter kvarvarande standardvärden, saknade uppgifter och texter som blivit avklippta.
Jämför garantiuppgifter med de villkor som ska lämnas till kunden. Läs även längre anmärkningar i den exporterade PDF:en. Ett korrekt formulärvärde är inte tillräckligt om det inte går att läsa i slutdokumentet.
6. Gå igenom dokumentet med kunden
Använd varudeklarationen som underlag för en tydlig genomgång av bilens skick. Ge kunden utrymme att läsa och fråga om anmärkningar. Säkerställ att den version ni går igenom är samma som lämnas ut och sparas för affären.
Konsumentverket rekommenderar bilköpare att läsa både avtal och varudeklaration före köp. För bilfirman är det därför värdefullt att underlaget är tillgängligt och begripligt redan i försäljningsdialogen.