Varudeklaration för begagnad bil – underlag och ansvar
Vad beskriver en varudeklaration och hur skiljer den sig från annons, prisskylt och avtal? En genomgång för bilhandlare med konkreta dokumentationsexempel.
Vad är en varudeklaration för en begagnad bil?
En varudeklaration samlar uppgifter om en viss bil och dokumenterar bland annat dess skick och de kontroller som har gjorts. Den hjälper bilfirman och kunden att prata om samma underlag inför affären. Dokumentet behöver beskriva den aktuella bilen, inte bara modellens vanliga utrustning eller ett tidigare annonstillfälle.
För handlaren är det praktiskt att skilja på tre saker: fordonsfakta från en källa, observationer från genomgången av bilen och sådant som ännu behöver kontrolleras. Ett importerat värde eller ett tomt fält visar inte att en fysisk kontroll har genomförts.
Fyra dokument med olika uppgifter
Samma registreringsnummer och pris kan förekomma i flera dokument. Det gör dem inte utbytbara. Bestäm vilket underlag som är ansvarigt för respektive uppgift och stäm av när något ändras.
| Underlag | Användning i bilfirmans arbete | Kontroll vid ändring |
|---|---|---|
| Annons | Presenterar bilen för den som söker ett fordon | Att aktuella fakta och erbjudanden stämmer |
| Prisskylt | Presenterar pris och utvalda fordonsuppgifter i bilhallen | Att utskriften har bytts efter en relevant ändring |
| Varudeklaration | Dokumenterar bilens uppgifter, skick och kontroller | Att nya observationer och genomförda åtgärder finns med |
| Avtal och villkor | Beskriver överenskommelsen för den aktuella affären | Att dokumenten stämmer med vad ni erbjuder och avtalar |
Vilket underlag ska bilfirman använda?
Välj en aktuell blankett eller ett system som passar fordonet och bilfirmans arbetssätt. Kontrollera vilka överenskommelser och instruktioner som gäller för er verksamhet innan ni börjar. En egen exempelmall ska inte förväxlas med en officiell branschblankett.
Konsumentverket anger att begagnade bilar som säljs av MRF-anslutna bilhandlare ska förses med varudeklaration enligt överenskommelser mellan Konsumentverket och MRF. Det är en avgränsning som gäller den beskrivna överenskommelsen; den innebär inte att ett visst program automatiskt uppfyller alla krav för en bilaffär. Läs originalinformationen och använd aktuella underlag.
Gör ansvar och öppna frågor tydliga
Bestäm vem som kontrollerar bilen, vem som följer upp saknade uppgifter och vem som läser den version kunden ska få. I ett litet team kan samma person göra flera moment. I ett större team behöver överlämningen vara tydlig.
En planerad reparation ska kunna skiljas från en utförd och kontrollerad åtgärd. Uppdatera dokumentet efter kontrollen och skapa en ny slutversion när innehållet har ändrats.
Använd dokumentet i genomgången med kunden
Konsumentverket rekommenderar att köparen läser avtal och varudeklaration före sitt beslut. Gör därför dokumentet tillgängligt i försäljningsdialogen och avsätt tid för frågor om anmärkningar och villkor.
Kontrollera att ni går igenom, lämnar ut och sparar samma slutliga version. Om något ändras efter genomgången behöver teamet hantera även den uppdateringen. Guiderna nedan hjälper er att gå vidare från begrepp till en praktisk rutin.