Välja varudeklarationssystem – en köpguide för bilhandlare
Jämför varudeklarationssystem med samma provflöde: lager, kontroller, PDF, behörigheter och pris. En konkret kravlista för bilfirman inför valet.
Skriv ned vad som måste fungera i er vardag
Börja med bilfirmans arbetsflöde: var lageruppgifterna finns, vem som kontrollerar bilen och vem som lämnar ut dokumenten. Rangordna sådant som är avgörande för er, exempelvis flera anläggningar, tydlig PDF eller hjälp vid uppstart.
Skilj sedan på verifierad funktion, något som behöver visas i en demonstration och sådant som inte ingår. En funktionslista blir mer användbar när varje viktig punkt kan provas med samma exempelbil.
| Område | Fråga till leverantören | Så kan ni kontrollera svaret |
|---|---|---|
| Lageruppgifter | Vilken källa stöds och hur uppdateras bilen? | Följ en uppgift från källan till rätt lagerbil |
| Dokumentation | Hur hanteras anmärkningar och saknade uppgifter? | Fyll i ett långt exempel och markera en öppen punkt |
| PDF och utskrift | Vad följer med i slutdokumentet? | Öppna filen och gör en provutskrift |
| Samarbete | Vem kan se och ändra respektive anläggning? | Be om en demonstration med två olika användarroller |
| Historik | Vilka ändringar kan följas och var sparas slutversionen? | Ändra en uppgift och hitta den relevanta historiken |
| Kostnad | Vad kostar er faktiska bemanning och vad tillkommer? | Be om pris med samma antal användare och anläggningar |
Genomför samma provflöde i varje alternativ
Använd en exempelbil utan kunduppgifter. Be den som vanligtvis gör dokumentationen att prova hela vägen till slutfilen. En kort demonstration av startsidan räcker inte för att bedöma den färdiga varudeklarationen.
- Välj rätt lagerbil och kontrollera ett par grunduppgifter.
- Skriv en längre anmärkning och ange en uppgift som inte har kunnat kontrolleras.
- Förhandsgranska dokumentet och läs hur dessa uppgifter presenteras.
- Skapa en PDF och kontrollera resultatet även utanför tjänsten.
- Ändra en uppgift, skapa en ny slutversion och hitta relevant historik.
- Be en kollega ta över och se om nästa steg är tydligt.
Prova organisationen och uppstarten
Om ni har flera anläggningar, kontrollera hur lager och användare kopplas till varje arbetsyta. Be leverantören visa hur en användare med tillgång till en anläggning skiljer sig från en administratör eller en kollega med tillgång till flera.
Gå igenom vem som ansluter lagret, lägger in företagsuppgifter och hjälper personalen att komma igång. Fråga hur supporten fungerar och vad ni behöver förbereda. Bedömningen ska bygga på det upplägg som faktiskt erbjuds er.
Jämför pris för samma upplägg
Räkna på dagens team och ett rimligt scenario för fler användare eller anläggningar. Stäm av om uppstart, support och eventuella tillägg ingår. Be också om de faktiska avtalsvillkoren, inklusive vad som händer när tjänsten avslutas och hur ni behåller era dokument.
Mät tiden för samma arbetsmoment om ni vill bedöma en möjlig tidsbesparing. Håll själva fordonskontrollen åtskild från inmatning och dokumenthantering. Resultatet från några provbilar är ett eget beslutsunderlag, inte en generell garanti om besparing.
Samla kvarvarande frågor före beslutet
Låt en person sammanställa vad teamet faktiskt har provat, vilka frågor som återstår och vilka delar leverantören har bekräftat. Om en avgörande funktion saknas i demonstrationen, be att få den visad innan ni räknar med den.
Varudek är ett alternativ för digitala varudeklarationer, Blocket-lager, prisskyltar och arbete över flera anläggningar. Vi publicerar guiden för att hjälpa er bedöma det arbetsflödet. Andra tjänster kan ha en annan omfattning; kontrollera deras aktuella erbjudanden direkt hos respektive leverantör.